Governance

Binnen het afsprakenstelsel Zorgeloos Vastgoed werken partijen uit de vastgoedketen samen aan de doelen van het stelsel. Om deze doelen te behalen is samenwerking tussen allerhande instanties, brancheorganisaties, softwareleveranciers en andere publieke en private organisaties vereist. Hiervoor is een governance ontwikkeld die borgt dat besluiten worden genomen en afspraken worden gemaakt op transparante en vastgestelde wijze. De governance draagt eraan bij dat alle relevante partijen die een belang hebben bij het stelsel inspraak kunnen hebben.


Uitgangspunten

De governance wordt uitgevoerd conform de volgende uitgangspunten

  • In (de ontwikkeling van) het stelsel zijn de stem van de consument, de keten en de leveranciers vertegenwoordigd.

  • Alle rollen in het stelsel worden betrokken in de vorming van het Afsprakenstelsel.

  • Rollen, taken en bevoegdheden zijn duidelijk vastgelegd.

  • Lean & Mean: Zo efficiënt mogelijk.

  • Transparante en herleidbare besluitvorming.

  • Alle relevante expertisegebieden worden betrokken in de vorming van het Afsprakenstelsel: technisch, informatiekundig, juridisch en strategisch.

  • De ontwikkeling van het stelsel vindt plaats in een half-open proces.

  • Het stelsel en de beheerorganisatie is onpartijdig en non-concurrentieel.

  • Draagt zorg voor duidelijke regie omtrent deelname aan, ontwikkeling van en handhaving op het stelsel.

De besluitvorming binnen het afsprakenstelsel evolueert vanuit het programma Zorgeloos Vastgoed naar een formele, juridische inrichting van de rollen en verantwoordelijkheden door de oprichting van Stichting Zorgeloos Vastgoed. Hiermee en hierin borgt het afsprakenstelsel de hierboven geformuleerde uitgangspunten. Tevens draagt dit bij aan de duurzaamheid van en het vertrouwen in het stelsel.

Organisatiestructuur (huidig)

De huidige opbouw van het programma Zorgeloos Vastgoed is vastgelegd in onderstaand organogram.


Bestuur

Het bestuur is het hoogste orgaan van Zorgeloos Vastgoed. Besluitvorming op strategisch vlak vindt plaats in dit gremium. Van iedere initiatiefnemer participeert ten minste één bestuurslid, vergezeld door het lid van de Regiegroep. De programmamanager is voorzitter van dit overleg. Binnen het bestuur worden op basis van een absolute meerderheid besluiten genomen. Indien een bestuurslid niet aanwezig kan zijn, kan hij een ander persoon machtigen. Het bestuur vergadert tenminste viermaal per jaar.

(De taken, bevoegdheden en regels van het bestuur worden vastgelegd in de statuten van de op te richten Stichting Zorgeloos Vastgoed.)

Regiegroep

De Regiegroep bestaat uit MT-leden van de vier initiatiefnemers. Zij neemt beslissingen op tactisch vlak en geeft richting, kaders en bevestigt opdrachten aan de werkgroepen. Van iedere initiatiefnemer participeert ten minste één persoon in deze groep. De programmamanager is voorzitter van dit overleg. Iedere partij heeft één stem. Beslissingen worden gemaakt op basis van een absolute meerderheid. Indien een lid niet aanwezig kan zijn, kan hij een ander persoon machtigen. De Regiegroep vergadert tenminste achtmaal per jaar.

Programmateam

De aansturing, ontwikkeling en ondersteuning van het programma is belegd in het programmateam. De programmamanager stuurt dit team aan en is verantwoordelijk voor haar taken. Het team adviseert, coördineert en faciliteert de (samenwerking tussen) verschillende gremia en zit deze ook voor. Daarvoor werkt zij inhoudelijk stukken uit ten behoeve van bespreking in werkgroepen. Zij bewaakt planning en voortgang en borgt dat de ontwikkeling van het stelsel conform de governance, Mission Statement en Manifest plaatsvindt. Daarnaast draagt zij zorg voor overkoepelende activiteiten en doelstellingen, zoals communicatie, consultaties en de begeleiding bij implementatie.

Waar in de rest van het afsprakenstelsel wordt gerefereerd aan de beheerorganisatie, wordt - totdat de Stichting Zorgeloos Vastgoed is opgericht - het programmateam bedoeld.

Werkgroepen

Werkgroepen werken opdracht- en onderwerp-gericht aan onderdelen van het afsprakenstelsel. Werkgroepen zijn structureel van aard: ze bestaan als klankbord en ter advisering omtrent bepaalde onderdelen (bouwblokken) van het stelsel. Zodra het stelsel is gerealiseerd breekt een fase van beheer en doorontwikkeling aan, waarin de werkgroepen blijvend adviseren. De werkgroepen staan open voor deelname door betrokken partijen uit de vastgoedketen, waarbij een actieve bijdrage van eenieder wordt verwacht. Waar nodig wordt buiten de werkgroep om specifieke, relevante kennis betrokken. Van de vergaderingen worden beknopte verslagen gemaakt, om de openheid en vertrouwelijkheid in discussies niet te schaden. Besluitvorming omtrent de uit te brengen adviezen vindt plaats op basis van unanimiteit, waarbij een afwijkende houding ten opzichte van het advies expliciet wordt benoemd richting de Regiegroep. Werkgroepen hebben de ruimte om een eigen charter op te stellen.

Expertgroepen

Deze groepen kunnen een ad hoc of een structurele basis kennen en worden gevormd door experts op één of meerdere aandachtsgebieden. De groepen dienen ter ondersteuning aan de werkgroepen en hebben tot doel om input, feedback en advies te geven. Het programmateam organiseert de vergadering van een expertgroep in overleg met de werkgroep. Een concreet voorbeeld is de expertgroep behorende bij de werkgroep Afsprakenstelsel, bestaande uit makelaars, een financieel adviseur, geldverstrekker, notarissen en een bewaarder van het Kadaster. In de toekomst kunnen meerdere expertgroepen ontstaan. Van de vergaderingen wordt telkens een openbaar verslag gemaakt en gepubliceerd na afstemming met de betrokken experts.

Werkgroepen

Hieronder volgt een overzicht van de werkgroepen die momenteel bestaan en hun taken en verantwoordelijkheden.

Werkgroep Visie

De werkgroep Visie adviseert het programmateam en de regiegroep over de (door)ontwikkeling van het Afsprakenstelsel als geheel en de inhoudelijke releases, om de visie en missie te verwezenlijken. Ze toetst de samenhang en inrichting van het stelsel tegenover de Grondslagen. Waar nodig betrekt zij praktijkdeskundigen waaronder dienstverleners en consumenten.

De werkgroep werkt vanuit het jaarplan thema’s en onderdelen uit en geeft waar nodig adviezen aan het programmateam of andere werkgroepen. De werkgroep kent een voorzitter die lid is van het programmateam. 

Werkgroep Taxonomie

De werkgroep Taxonomie richt zich op informatie vraagstukken binnen het stelsel. Zij is verantwoordelijk voor en ontwikkelt en het beheert de taxonomie, informatiemodellen en alle daarbij behorende componenten. Zij bepaalt de informatiestandaarden die worden gebruikt binnen het stelsel (het wat inzake gegevensuitwisseling) en ziet toe op de samenhang met de architectuur (het hoe inzake gegevensuitwisseling). Waar taxonomie en informatiemodellen worden toegevoegd en uitgebreid ziet zij toe op de integraliteit en interoperabiliteit van het geheel, om tot normalisatie van gegevens te komen.

De werkgroep werkt vanuit het jaarplan thema’s en onderdelen zoals de taxonomie uit en geeft waar nodig adviezen aan het programmateam of andere werkgroepen. De werkgroep kent een voorzitter die lid is van het programmateam. 

Werkgroep Architectuur

De werkgroep Architectuur richt zich op het verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie van informatie-uitwisseling in de vastgoedketen, binnen de juridische kaders waaronder Regie op Gegevens. Zij is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en beheer van de architectuur, inclusief uitwisselingsspecificaties, functionele vereisten en de beveiligingsvereisten voor de verschillende rollen binnen het stelsel. Ze bewaakt hierbij de samenhang met (inter)nationale standaarden.

De werkgroep werkt vanuit het jaarplan thema’s en onderdelen uit en geeft waar nodig adviezen aan het programmateam of andere werkgroepen. De werkgroep kent een voorzitter die lid is van het programmateam. 

Werkgroep Juridisch

De werkgroep Juridisch ziet toe op de wet- en regelgeving die van toepassing is op het stelsel, zowel inhoudelijk als op de samenwerking. Zij onderhoudt hiertoe het Juridisch Kader en adviseert over de juridische aspecten van de inrichting en ontwikkeling van het stelsel en de organisatie daar omheen.

De werkgroep werkt vanuit het jaarplan thema’s en onderdelen uit en geeft waar nodig adviezen aan het programmateam of andere werkgroepen. De werkgroep kent een voorzitter die lid is van het programmateam. 

Werkgroep Afsprakenstelsel

De werkgroep Afsprakenstelsel richt zich evenals Architectuur op het verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie van informatie-uitwisseling in de vastgoedketen, echter vanuit een businessperspectief. Zij draagt bij aan de ontwikkeling en het beheer van functionele en operationele afspraken.

De werkgroep werkt vanuit het jaarplan thema’s en onderdelen uit en geeft waar nodig adviezen aan het programmateam of andere werkgroepen. De werkgroep kent een voorzitter die lid is van het programmateam. 

Organisatiestructuur (toekomstig)

Het afsprakenstelsel Zorgeloos Vastgoed nadert haar eerste oplevering. Omdat steeds meer partijen meebouwen en een actieve rol binnen het Afsprakenstelsel vervullen zal daarom de Stichting Zorgeloos Vastgoed worden opgericht. De stichting zal tot doel hebben om het Afsprakenstelsel te beheren, door te ontwikkelen en voor implementatie en adoptie zorg te dragen (zie ook: Beheerverantwoordelijkheden). Daarnaast is zij verantwoordelijk voor toezicht op de toetreding en de naleving van het Afsprakenstelsel. Voor de doorontwikkeling zal gebruik gemaakt worden van het werk- en expertgroepenmodel, wiens onderdelen en thema's bijdragen aan de totstandkoming van het stelsel.

De toekomstige governance is hieronder gevisualiseerd:

Ten opzichte van de huidige situatie zijn hierin twee nieuwe gremia voorzien:

Adviesraad

De Adviesraad is het gremium voor alle toekomstige participanten van Zorgeloos Vastgoed. Zij wordt geconsulteerd bij inhoudelijke wijzigingen van het afsprakenstelsel. 

Beheerorganisatie

Dit betreft het huidige programmateam, die de Beheerverantwoordelijkheden voor haar rekening zal nemen.