Beheerverantwoordelijkheden

Functioneren van het stelsel

Ten aanzien van het correct functioneren van het stelsel conform visie, missie en manifest heeft de beheerorganisatie de volgende verantwoordelijkheden:

• Totaalperspectief beheren en bewaken: het stelsel is een complex samenspel van inhoudelijke bouwblokken en allerhande partijen die binnen het stelsel en daarbuiten acteren. Hiertoe dient integraal overzicht, aansturing en bestuur te zijn over het afsprakenstelsel. De beheerorganisatie bewaakt samenhang, neutraliteit en openheid van het stelsel en zorgt ervoor dat de organen van Zorgeloos Vastgoed voorzien worden van de juiste informatie om hun activiteiten uit te voeren en beslissingen te nemen.

• Vertegenwoordiging: de medewerkers van de beheerorganisatie treden naar buiten namens Zorgeloos Vastgoed en vertegenwoordigen daarmee, vanuit missie en visie, de belangen van het stelsel.

• Omgevingsmanagement: de wereld verandert snel in allerlei perspectieven. De beheerorganisatie is verantwoordelijk om ontwikkelingen van buiten Zorgeloos Vastgoed in context te plaatsen en daar adequaat op te reageren. Voorbeelden hiervan zijn wet- en regelgeving, zoals eIDAS en de WDO, maar ook de verdere adoptie van digitale middelen in het vastgoeddomein.

• Programma- en projectmanagement: de beheerorganisatie is verantwoordelijk voor het projectmanagement van werkgroepen en overkoepelend voor het management van het gehele stelsel.

• Plan & Planning: op basis van alle managementactiviteiten is de beheerorganisatie verantwoordelijk voor het opstellen van o.a. jaarplannen en het uitzetten en bewaken van de planning. Zij groepeert relevante activiteiten en zorgt voor een uitvoering waarin wensen, eisen en belangen zorgvuldig worden meegenomen in de verdere ontwikkeling van het stelsel.

• Bewaking van financiën: de beheerorganisatie bewaakt ook de financiële planning en uitputting van deze middelen. Uitgesloten hiervan is de in-kind bijdrage.

• Risico- & incidentmanagement: met vergaande digitalisering en ontsluiting van allerhande systemen naar en op elkaar ontstaan ook nieuwe risico's. Deze worden primair gedragen en opgevangen door Softwareleveranciers. De beheerorganisatie verzorgt echter een integraal beeld, stelt indien nodig beleid op en stemt periodiek af met betrokken partijen.

Doorontwikkelen van het stelsel

• Beheer van de afsprakenset: de afspraken, standaarden, taxonomie en overige bouwblokken van het stelsel moeten worden bijgehouden en beheerd. Enkele bouwblokken leunen deels op bestaande, externe standaarden. Afstemming met en aansluiting op deze standaarden is een continu proces waarvoor de beheerorganisatie de verantwoordelijkheid draagt. Ook dient zij ervoor te zorgen dat documentatie compleet, accuraat, vindbaar en bruikbaar is.

• Change- en releasemanagement: vanuit allerlei kanten komen er ideeën en verzoeken tot uitbreiding of aanpassing van stelsel. Het team verzorgt een eerste preselectie, voert analyses uit en adviseert het bestuur over de inhoud van nieuwe releases. Daarnaast ziet het toe op het tijdig uitwerken van (wijzigingen in) bouwblokken van het stelsel.

• Regie op ketenwijzigingen: deelnemers zijn voor uitwisseling van gegevens onder het afsprakenstelsel van elkaar afhankelijk. Bij wijzigingen in de afspraken is daarom regie nodig op de implementatie door deelnemende partijen.

• Regie op toe- en uittreding: het team ziet toe op een correcte naleving van het toe- en uittredingsproces, door onder andere te controleren in hoeverre deelnemers en kandidaat-deelnemers voldoen aan alle afspraken en vereisten van het afsprakenstelsel.

• Handhaven aansluitovereenkomst: het team ziet erop toe dat deelnemers zich houden aan de afspraken uit de aansluitovereenkomst.

• Implementatieondersteuning: het team ondersteunt deelnemers bij het implementeren van het afsprakenstelsel.

• Aanspreekpunt, voorlichting en communicatie: het team is het eerste aanspreekpunt voor (kandidaat-)deelnemers, dienstverleners en derden voor het afsprakenstelsel Zorgeloos Vastgoed. Het team schakelt waar nodig werkgroepen in voor zogenaamd tweedelijns support, maar blijft daarbij het primaire aanspreekpunt naar buiten toe. Tevens verzorgt het team proactieve informatievoorziening aan (kandidaat-)deelnemers, door middel van o.a. evenementen, mailings en individuele voorlichting.