Beheerverantwoordelijkheden

Functioneren van het stelsel

Ten aanzien van het correct functioneren van het stelsel conform Vsie, Missie en Manifest heeft de Beheerorganisatie de volgende verantwoordelijkheden:

• Totaalperspectief beheren en bewaken: het stelsel is een complex samenspel van inhoudelijke bouwblokken en allerhande partijen die binnen het stelsel en daarbuiten acteren. Hiertoe dient integraal overzicht, aansturing en bestuur te zijn over het afsprakenstelsel. De Beheerorganisatie bewaakt samenhang, neutraliteit en openheid van het stelsel en zorgt ervoor dat de organen van Zorgeloos Vastgoed voorzien worden van de juiste informatie om hun activiteiten uit te voeren en beslissingen te nemen.

• Vertegenwoordiging: de medewerkers van de Beheerorganisatie treden naar buiten namens Zorgeloos Vastgoed en vertegenwoordigen daarmee, vanuit missie en visie, de belangen van het stelsel.

• Omgevingsmanagement: de wereld verandert snel in allerlei perspectieven. De Beheerorganisatie is verantwoordelijk om ontwikkelingen van buiten Zorgeloos Vastgoed in context te plaatsen en daar adequaat op te reageren. Voorbeelden hiervan zijn wet- en regelgeving, zoals eIDAS en de WDO, maar ook de verdere adoptie van digitale middelen in het woon- en vastgoeddomein.

• Programma- en projectmanagement: de Beheerorganisatie is verantwoordelijk voor het projectmanagement van releaseteams en overkoepelend voor het management van het gehele stelsel.

• Plan en planning: op basis van alle managementactiviteiten is de Beheerorganisatie verantwoordelijk voor het opstellen van o.a. jaarplannen en het uitzetten en bewaken van de planning. Zij groepeert relevante activiteiten en zorgt voor een uitvoering waarin wensen, eisen en belangen zorgvuldig worden meegenomen in de verdere ontwikkeling van het stelsel.

• Bewaking van financiën: de Beheerorganisatie bewaakt ook de financiële planning en uitputting van deze middelen. Uitgesloten hiervan zijn eventuele in-kind bijdragen.

• Risicomanagement: de Beheerorganisatie brengt risico's op het niveau van de stichting en in bredere zin het stelsel in kaart en formuleert daarop mitigerende maatregelen. Ten aanzien van de governance van de stichting bewaakt de Beheerorganisatie stelselbrede risico’s en de voortgang van genomen maatregelen. Daarnaast wordt periodiek een stelselbrede risicoanalyse uitgevoerd op de impact van de afsprakenset. Waar de aard of omvang van informatie-uitwisseling binnen het stelsel of daaraan gerelateerde verwerkingen van informatie significant veranderen, voert Zorgeloos Vastgoed tussentijds een aanvullende risicoanalyse uit (zoals een Data Protection Impact Assessment). De Beheerorganisatie verzorgt hierin een integraal beeld, stelt indien nodig (aanvullend) beleid op en stemt periodiek af met betrokken partijen. Risicomanagement voor Aangeslotenen is beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid.

Doorontwikkelen van het stelsel

• Beheer van de afsprakenset: de afspraken, standaarden, taxonomie en overige bouwblokken van het stelsel moeten worden bijgehouden en beheerd. Enkele bouwblokken leunen deels op bestaande, externe standaarden. Afstemming met en aansluiting op deze standaarden is een continu proces waarvoor de Beheerorganisatie de verantwoordelijkheid draagt. Ook dient zij ervoor te zorgen dat documentatie compleet, accuraat, vindbaar en bruikbaar is.

• Change- en releasemanagement: vanuit allerlei kanten komen er ideeën en verzoeken tot uitbreiding of aanpassing van stelsel. De Beheerorganisatie verzorgt een eerste preselectie op basis van toetsing op onder andere Visie, Missie, Manifest en door het Stichtingsbestuur vastgesteld jaarplan, voert analyses uit en adviseert het Bestuur over de inhoud van nieuwe releases. Daarnaast ziet het toe op het tijdig uitwerken van (wijzigingen in) bouwblokken van het stelsel.

• Regie op ketenwijzigingen: deelnemers zijn voor uitwisseling van gegevens onder het afsprakenstelsel van elkaar afhankelijk. Bij wijzigingen in de afspraken is daarom regie nodig op de implementatie door deelnemende partijen.

• Regie op toe- en uittreding: de Beheerorganisatie ziet toe op een correcte naleving van het toe- en uittredingsproces, door onder andere te controleren in hoeverre deelnemers en kandidaat-deelnemers voldoen aan alle afspraken en vereisten van het afsprakenstelsel.

• Handhaven aansluitovereenkomst: de Beheerorganisatie ziet erop toe dat deelnemers zich houden aan de afspraken uit de aansluitovereenkomst.

• Implementatieondersteuning: de Beheerorganisatie ondersteunt deelnemers bij het implementeren van het afsprakenstelsel.

• Aanspreekpunt, voorlichting en communicatie: de Beheerorganisatie is het eerste aanspreekpunt voor (kandidaat-)deelnemers, dienstverleners en derden voor het afsprakenstelsel Zorgeloos Vastgoed. De Beheerorganisatie schakelt waar nodig expertise in voor zogenaamd tweedelijns support, maar blijft daarbij het primaire aanspreekpunt naar buiten toe. Tevens verzorgt de Beheerorganisatie proactieve informatievoorziening aan (kandidaat-)deelnemers, door middel van o.a. evenementen, mailings en individuele voorlichting.